944 063 154

Compartir archivos en Nextcloud

Puedes compartir archivos con otro usuario o con grupos de usuarios mediante la interfaz de Nextcloud o a través de un enlace. En cualquier momento puedes ver con quién has compartido tus archivos y también la opción de dejar de compartirlos haciendo click en el icono de la papelera.

Además, dependiendo de la versión de Nextcloud que utilices, es posible que también puedas ver si tus usuarios han vuelto a compartir el archivo que tú creaste. Ten en cuenta que el usuario solo tendrá acceso a aquellos archivos que le has compartido. Por lo que si le compartes una carpeta, tendrá acceso a los elementos que se encuentren dentro de ella.

Si la opción de autocompletado está activada, cuando empieces a teclear el nombre del usuario, o del grupo de usuarios, con quien quieras compartir un archivo Nextcloud lo completará automáticamente por ti. Si el administrador ha activado la notificación a través de email, se enviará un correo a la cuenta del usuario notificando que alguien ha compartido con él un nuevo archivo.

Compartir archivos a través de la interfaz web de Nextcloud

A la hora de compartir un archivo, existen cinco permisos diferentes:

  • Puede editar. Dejando esta casilla activada, los usuarios con los que compartas tus archivos podrán editar los documentos y colaborar en su elaboración utilizando la interfaz web, en el caso de que se haya instalado la aplicación correspondiente.
  • Puede compartir. Esta opción permite al usuario con el que has compartido el archivo volver a compartirlo.
  • Puede crear. El usuario que cuenta con este permiso puede crear nuevos archivos y añadirlos a la carpeta compartida.
  • Puede cambiar. Permite subir una nueva versión del documento o carpeta que reemplazará al anterior.
  • Puede eliminar. Esta opción permite que los usuarios con los que compartes archivos pueden eliminar documentos compartidos.

Para proteger los archivos que compartes a través de un enlace, Nextcloud te permite asegurarlos con contraseña o establecer una fecha límite a partir de la cual el archivo dejará de estar disponible.

Si lo prefieres, también puedes compartir archivos directamente desde tu carpeta local. Para ello, basta con que accedas a la carpeta de tu equipo sincronizada con el servidor Nextcloud y pulses el botón derecho del ratón y hagas click en Compartir con Nextcloud. Aparecerá una nueva ventana en la que puedes escribir el nombre del usuario o del grupo de usuarios con quienes quieres compartir el archivo, además de la opción de compartir a través de un enlace.

Escogiendo la opción de compartir enlace, aparecerá el enlace del archivo, la opción de compartirlo a través de correo y la posibilidad de protegerlo con contraseña o establecer una fecha de vencimiento.

Compartir archivos de Nextcloud desde la carpeta local

Configuración para compartir archivos

El administrador del servidor de Nextcloud puede modificar la configuración que permite a los usuarios compartir archivos con otros usuarios de Nextcloud, utilicen o no el mismo servidor.

Para ello, accede a la configuración (pulsando en tu foto de perfil) y ve a la pestaña de compartir situada dentro de las opciones de administración.

Configuración para compartir archivos

  • Permitir a las aplicaciones utilizar la API. Activando esta opción los usuarios podrán compartir archivos. De no estar marcada esta casilla, ningún usuario podrá compartir ningún archivo o carpeta.
  • Permitir a los usuarios compartir por medio de enlaces. La activación de esta casilla permite compartir archivos o carpetas, con usuarios que no disponen de Nextcloud, a través de un enlace.
  • Permitir subidas públicas. Permite a cualquier usuario a subir archivos a subidas públicas.
  • Pedir siempre la contraseña. Permite proteger los archivos que se comparten a través de enlace con una clave de acceso.
  • Forzar la protección por contraseña. Fuerza a los usuarios del servidor Nextcloud a establecer una contraseña en todos los archivos que se compartan a través de enlaces. Esto no aplica a los archivos o carpetas que se compartan con el resto de usuarios o grupos de usuarios del Nextcloud.
  • Establecer fecha de caducidad predeterminada. Establece por defecto una fecha límite a partir de la cual ya no estará disponible un archivo compartido a través de un enlace.
  • Permitir volver a compartir. Permite que un usuario con el que se ha compartido un archivo o carpeta pueda compartirlo, a su vez, con otros usuarios.
  • Permitir compartir con grupos. Permite que los archivos o carpetas puedan ser compartidos con grupos de usuarios.
  • Restringe a los usuarios a compartir solo con otros usuarios en sus grupos. Limita las posibilidades de compartir archivos únicamente a los usuarios con los que se comparte grupo. Esta opción no tiene nada que ver con la característica de compartir en Cloud Federado; si está habilitada esta opción, los usuarios podrán seguir compartiendo archivos con cualquier usuario a través de cualquier instancia de manera remota.
  • Excluye grupos de compartir. Evita que los miembros de un grupo específico puedan crear archivos en su grupo. Al activar esta opción aparecerá una lista de todos los grupos creados en el servidor Nextcloud para escoger a qué grupos no se les permitirá crear archivos. Los miembros de estos grupos podrán tener archivos compartidos, pero no crear ninguno.
  • Permitir autocompletado del nombre del usuario. Establece el autocompletado de los nombres de usuario del servidor Nextcloud.
  • Mostrar texto de renuncia de responsabilidad. Establece y muestra un texto de renuncia en los enlaces públicos siempre que las listas de archivos estén ocultas.

Los permisos para compartir por defecto establecer qué es lo que pueden hacer los usuarios: crear, modificar, eliminar o compartir archivos o carpetas.

Al eliminar un usuario del servidor Nextcloud se eliminan también todos sus archivos y carpetas. Esto puede ser un gran problema si el usuario que se quiere eliminar ha creado archivos compartidos que es necesario conservar, porque toda la información desaparecería junto con el usuario, ya que en Nextcloud los archivos están vinculados un usuario.

Para evitar perder archivos importantes puedes hacer que esos archivos compartidos sean permanentes. Para ello, puedes conservar la propiedad de los mismos o crear un usuario especial con el que se compartan los archivos a través de una carpeta. La peculiaridad de esta nueva carpeta es que todos los archivos que se añadan o editen en ella pasarán automáticamente a ser propiedad de quien creó la carpeta sin importar quien los añadió o los modificó. De esta forma, aunque se elimine el usuario que creó el archivo, dicho archivo continuará estando disponible.

Artículos relacionados