El teletrabajo se había convertido en la asignatura pendiente de la gran mayoría de empresas, no solo españolas sino también a nivel mundial. Y es que garantizar el normal funcionamiento de una empresa cuando cada uno de sus trabajadores está físicamente lejos, no es tan fácil. La inesperada llegada del coronavirus ha obligado a que, quienes estaban posponiendo este momento, tengan que asumirlo de forma forzosa. Por ello, hemos seleccionado algunas herramientas para teletrabajo que pueden ayudarte a continuar con tu día a día dentro de lo posible.
Una de las cosas más importantes a la hora de teletrabajar es establecer conexiones seguras con las herramientas corporativas. Lo habitual es que en tu oficina o lugar de trabajo los sistemas cuenten con diferentes medidas de seguridad para garantizar que únicamente los empleados acceden a esas herramientas; y, por tanto, tienen acceso a la información de los clientes.
En este sentido, las conexiones VPN, o redes virtuales privadas, permiten establecer conexiones de forma anónima. Si en una conexión ‘normal’ las direcciones IP de los diferentes dispositivos (equipo, router, servidor…) pueden verse; con una VPN únicamente será visible la IP del servidor VPN, como pueda ser la VPN de Google. Un servidor que puede estar en cualquier parte del mundo, lo que hace que no sea posible ubicarte geográficamente; además de proporcionar una conexión totalmente segura y cifrada.
Conectándote a las herramientas corporativas de tu empresa a través de una VPN podrás acceder a toda la información que necesites para teletrabajar con total seguridad. Nadie podrá saber quién ha establecido la conexión, a qué servidor se ha conectado ni desde dónde lo ha hecho. Esto es debido a que la VPN actúa como si la conexión se produjera desde una red local, es decir, como si te encontraras en tu lugar de trabajo.
En el día a día de cualquier empresa compartir documentos es algo fundamental. Actualmente, existen muchas herramientas para teletrabajo que permiten compartir y editar documentos en línea, pero no todas cuentan con el mismo nivel de seguridad o cumplen con las normativas vigentes. Por ello, a la hora de escoger una herramienta es fundamental considerar dos aspectos: que la información se cifre en transmisión y que la plataforma elegida cumpla con el RGPD.
Nextcloud es una aplicación similar a Dropbox, pero que cumple con ambas condiciones. Por un lado, al hacer uso de una VPN se garantiza el cifrado en transmisión de los datos y, por el otro, te ayuda a cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos. La aplicación se instala en el servidor que tú decidas y, al decantarte por un almacenamiento ubicado en territorio español, se cumple con uno de los aspectos más básicos del RGPD.
Con Nextcloud es posible cubrir diferentes aspectos necesarios para el teletrabajo, lo que hace que sea una herramienta para teletrabajo de gran utilidad; a la que también puedes acceder desde tu smartphone o tablet. A través de diferentes complementos es posible compartir desde archivos de textos, a calendarios, imágenes o agenda de contactos, además de permitir realizar reuniones a través de la plataforma. Adapta Nextcloud a las necesidades de tu empresa y utiliza una única herramienta para poder compartir información sensible de tu empresa de la forma más segura.
Con el teletrabajo eso de acercarte a la mesa del compañero deja de ser una opción. Por ello es fundamental una herramienta para teletrabajo que te permita tener comunicación instantánea y constante con aquellos con los que trabajas. Si para compartir documentos en línea has optado por Nextcloud, puedes instalar la aplicación correspondiente para disponer de chat y así añadir más funcionalidades a la misma herramienta; en lugar de tener varias herramientas para cubrir todas tus necesidades.
Si buscas una herramienta exclusivamente para la comunicación instantánea, puedes recurrir a Slack. Una herramienta creada por la compañía Tiny Speck para su propia comunicación interna y que desde 2013 está accesible a todos. Además de utilizarse como chat al uso, con Slack puedes compartir documentos y realizar videoconferencias, en la versión de pago. La versión Premium también permite integrar otros servicios como Google Drive, Dropbox, Trello o Github. Si buscas una opción open source de Slack que facilita la comunicación entre los miembros de un equipo, con la diferencia de que puede instalarse en tu propio servidor cloud.
En caso de que ni las funcionalidades de Nextcloud ni Slack te convenzan, puedes optar por aplicaciones como Telegram o WhatsApp. Crea un grupo con tus compañeros y mantén una comunicación constante, será la única forma de evitar solapamientos y que varias personas estén realizando el mismo trabajo. De la misma manera, lo tendrás más fácil para avisar de aquello que vas a comenzar a hacer, o que has acabado, para que otro pueda continuar o comenzar con su labor.
Si vas a decantarte por una de las populares aplicaciones como herramientas para teletrabajo, evita utilizarla también para el uso personal. Así podrás separar bien la comunicación con tus amigos de las comunicaciones laborales, además de optimizar tu tiempo y evitar distracciones.
Gracias a internet y la tecnología no es necesario reunirse físicamente para conversar cara a cara con otra persona. Aplicaciones como Google Hangouts, Skype o Microsoft Teams permiten mantener reuniones a distancia. Aunque también puedes reunirte a través de algunas de las aplicaciones que hemos mencionado anteriormente, como Nextcloud o Slack.
Dentro de las dificultades que implica reunirse de forma digital, tener claro los temas que se van a tratar y enviar un email antes y después de la reunión puede hacer que la videoconferencia sea más productiva. Además, de esta forma será más fácil cumplir con los objetivos propuestos, en lugar de divagar sobre diferentes temas que vayan surgiendo.
Ordenar las tareas que se van a realizar es de gran ayuda en condiciones normales, y muchísimo más cuando el teletrabajo llega así, de esta manera. Trello o Microsoft To Do, entre otras aplicaciones, permiten organizarte con mayor facilidad, establecer tiempos de ejecución o añadir notas. Aunque también puedes elaborar una lista, al estilo de las de la compra, en la que ir tachando todo lo que ya está hecho. Más que la herramienta, lo que importa es el orden.
Además del orden, ten en cuenta los tiempos. Ya no solo por cumplir con las horas, sino por sacarle el máximo partido al tiempo. Y más aún en una situación tan extraña (aún) como es trabajar desde casa. Sesame, RescueTime Focus To-Do o Keeper pueden ser buenas opciones para saber cuánto destinas a cada tarea y poder reorganizar de forma más productiva tu tiempo de teletrabajo.
Aunque todas son igualmente válidas, es probable que en función de tu empresa o tus necesidades tengas que priorizar algunos aspectos como la seguridad. Si este es tu caso, te recomendamos optar por opciones como Nextcloud o Mattermost que, junto a una conexión VPN, harán que el intercambio de documentos o las comunicaciones sean de lo más seguras. Esto se debe principalmente a que se instalan en el servidor que tú elijas, lo que hace mucho más sencillo el cumplimiento de las normativas vigentes.
Esta crisis sanitaria está siendo la prueba de fuego en cuanto a teletrabajo de casi todas las empresas españolas. Un estreno precipitado motivado por una situación excepcional que nos permitirá generalizar el uso del teletrabajo y conocer los puntos débiles a mejorar. Escoge bien las herramientas que utilizas, ya que pueden ser un factor decisivo para que todo salga mejor.
Recuerda que trabajar desde casa no es tan simple como trabajar en pijama. El teletrabajo, pese a parecer en pleno 2020 una prueba de concepto, se convertirá cuando todo esto pase en una forma más de realizar nuestras funciones. Trabajar en un ambiente totalmente diferente al que estamos acostumbrados, pero no por ello deberá ser menos productivo. Para ello, tener las herramientas para teletrabajo adecuadas es fundamental.
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