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¿Cómo mantener limpia la bandeja de entrada de tu correo electrónico?

Es muy importante prestar atención a tus productos digitales, en particular a tu bandeja de entrada de correo electrónico, de forma que no sea un obstáculo para tu productividad.

 

1. Mueve todos sus correos electrónicos a una carpeta organizadora 

Es normal sentirse abrumado por una bandeja de entrada llena de correos electrónicos sin leer y esperando ser respondidos cuando intentas hacer una limpieza general.

Así que el primer paso es simple, empezar de nuevo. Arrastra y suelta todo en una carpeta donde luego puedes ordenar el desorden. ¿Por qué no usar simplemente la bandeja de entrada? Bueno, de esta manera, cualquier correo electrónico que recibas durante su limpieza no interrumpirá tu proceso de limpieza.

 

2. Imagina tu bandeja de entrada ideal, luego realiza la limpieza de una sola vez

El objetivo de ordenar no es definir de qué quieres deshacerte, sino qué te gustaría conservar.

Primero, imagina su bandeja de entrada ideal: ¿qué tipo de correos electrónicos guardarás, es decir, qué es lo suficientemente importante como para guardar? La clave para limpiar con éxito tu bandeja de entrada es completar esto de una sola vez y no esperar hasta que tenga ganas de retomar la tarea nuevamente, porque seamos realistas: es ahora o nunca. (¡Mañana será muy tarde!)

 

3. Busca boletines que has estado ignorando

El resumen mensual que te envía una lista de noticias terribles que simplemente te deprimen; los recordatorios de seminarios web de cuenta regresiva de agencias en las que no recuerdas haberte registrado; esos correos electrónicos de ofertas semanales que recibes a cambio de un código de cupón de envío gratis... La mayoría de nosotros estamos registrados en una tonelada de boletines inútiles que simplemente ocupan espacio en su bandeja de entrada y le roban tiempo de su día.

De tus correos electrónicos más recientes, busca algunos boletines que ha estado ignorando. Pregúntate por última vez, ¿Sirven para algo? Más importante aún, ¿Me reportan algún tipo de beneficio? Si la respuesta es no, cancela la suscripción para no volver a recibirlos.

 

4. Minimiza el número de carpetas de correo electrónico

“Fuera de la vista, fuera de la mente” es un dicho famoso que puede llevarte fácilmente por el camino equivocado cuando se trata de organizar tus correos electrónicos: cuanto más complicado sea tu sistema de carpetas, más carpetas estás creando para enterrar correos electrónicos que simplemente debes eliminar. Con toda probabilidad, una vez que hayas movido un correo electrónico a una carpeta, nunca más lo recordarás.

Desde Linube recomendamos que solo se tengan 5 carpetas como máximo, que son:

  • Bandeja de entrada: ¡la carpeta más importante que puede tener! Los mensajes deben guardarse aquí durante un breve período de tiempo antes de responderlos u organizarlos en una nueva carpeta.
  • Hoy: una carpeta para todo lo que requiere una respuesta el mismo día.
  • Semana: para todos los correos electrónicos que deben responderse dentro de una semana.
  • FYI: correos electrónicos que contienen información a la que puede necesitar hacer referencia, pero que no necesariamente requieren una respuesta.
  • Mensual/Trimestral: una carpeta opcional para correos electrónicos que requieren respuestas dentro de un mes o un trimestre.

Sin embargo incluso estas cinco carpetas pueden ser demasiadas. Por ejemplo, tener una carpeta para correos electrónicos que requieren respuestas dentro de un mes puede ser ir demasiado lejos, ya que podrías olvidarte fácilmente de estos mensajes y podrían terminar acumulándose en la carpeta. Puede ser mejor tener todos esos correos electrónicos en la carpeta "esta semana", ya que responder más temprano que tarde ayuda a mantenerlo organizado y a ahorrar estrés.

 

5. Elige una o dos palabras clave de correo electrónico para ayudar en su proceso de eliminado

En lugar de eliminar correos electrónicos sin un objetivo claro, una estrategia más fácil y efectiva es dividir el proceso de limpieza en partes pequeñas. Algunos tipos comunes de correo electrónico que todos recibimos y administramos son: correos electrónicos internos, recordatorios automáticos, invitaciones de calendario, recordatorios, ventas, ofertas de productos, entre otros. 

Un gran método para desglosar el proceso de limpieza es apuntar a una o dos palabras clave comunes, direcciones de remitentes o nombres, y filtrarlos en la búsqueda. 

Por ejemplo, comienza con las siguientes ideas y palabras clave:

  • Rebaja.
  • Recordatorio.
  • Invitar.
  • Actualizar.

Este método lo ayuda a revisar sistemáticamente los mismos tipos de correos electrónicos en lotes más pequeños, lo que hace que el proceso de limpieza sea más manejable.

 

6. Revisa tus correos electrónicos leídos desde el más antiguo

El paso final para limpiar tu bandeja de entrada de correo electrónico de Apple Mail, Thunderbird, Outlook... es limpiar los correos electrónicos leídos restantes.

Algunas preguntas simples pueden ayudarte a evaluar la relevancia de los correos electrónicos:

  • ¿Es este un correo electrónico que pertenece a una de mis carpetas y, por lo tanto, se puede mover?
  • ¿Es este un correo electrónico al que ya he respondido y, por lo tanto, se puede archivar/eliminar?
  • ¿Ha estado desatendido este correo electrónico durante tanto tiempo que no tiene sentido reaccionar ahora y, por lo tanto, se puede archivar/eliminar?
  • ¿Este correo electrónico ya cumplió su propósito y, por lo tanto, se puede archivar/eliminar?

Si la respuesta es 'sí' a cualquiera de ellos, elimínalos. 

Siguiendo las instrucciones indicadas conseguirás liberar espacio de la cuenta de correo y clasificando correctamente los correos las siguientes limpiezas serán más fáciles y rápidas.

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